GP NEWS～チームで働くうえで大切な“引き継ぎ”～

皆さんこんにちは！

株式会社GPです。

 

 

～チームで働くうえで大切な“引き継ぎ”～

 

不動産売買では、一人のお客様の契約が完了するまでに多くの人が関わります。

営業担当。

事務担当。

契約担当。

金融機関。

司法書士。

売主様。

買主様。

場合によっては建築会社やリフォーム会社なども関わります。

だからこそ、不動産売買でとても大切になるのが「引き継ぎ」です。✅

お客様から聞いたことが別の担当へ伝わっていない。

契約条件が共有されていない。

予定が変わったことを知らない。

こうした情報の行き違いは、大きな不安やトラブルにつながる可能性があります。⚠

まずはお客様の希望を共有する

物件を探しているお客様なら、

希望エリア。

予算。

間取り。

入居希望時期。

大切にしたい条件。

共有します。

しかし、それだけでは十分ではありません。

なぜそのエリアなのか。

なぜその間取りが必要なのか。

理由まで共有することが大切です。✅

例えば、

駅徒歩10分以内。

という条件も、

通勤が理由なのか。

高齢のご家族がいるからなのか。

理由によって別の提案ができる場合があります。

売却理由も重要な情報

売主様についても、

なぜ売却したいのか。

理由があります。

住み替え。

相続。

転勤。

資産整理。

売却理由によって、

いつまでに売りたいのか。

価格をどの程度重視するのか。

変わります。

個人的な情報を必要以上に広げるのではなく、業務上必要な内容を担当者間で適切に共有することが重要です。✅

希望価格を正確に伝える

不動産売却では、

最低でもこの価格を希望している。

多少下がっても早く売りたい。

価格に対する考え方はお客様によって違います。

その情報が担当者ごとに違っていると、

お客様へ違う説明をしてしまう可能性があります。⚠

どの価格で売り出しているのか。

価格変更はあったのか。

最新情報を全員で共有します。✅

最新の物件状況を共有する

物件は常に同じ状態とは限りません。

申込みが入った。

商談中になった。

価格が変更された。

売却が決まった。

情報は変化します。

古い情報のまま、

「こちらご紹介できます」

とお客様へ案内してしまえば信頼を失います。⚠

最新情報を確認してからご案内することが重要です。✅

内覧予定の引き継ぎ

物件の内覧では、

日時。

人数。

待ち合わせ場所。

現在居住中か。

売主様が立ち会うか。

確認事項があります。

担当者が変わる場合にも、お客様へ同じ質問を何度もさせないよう情報を引き継ぎます。

「前に話したんですが」

と言わせないことが大切です。✅

お客様から受けた質問を共有する

購入希望のお客様から、

リフォームできますか。

駐車場はありますか。

境界はどうなっていますか。

さまざまな質問をいただきます。

その場で分からないこともあります。

そんなときは無理に答えるのではなく、

確認してからご連絡します。

とお伝えします。

そして、

誰が確認するのか。

いつ回答するのか。

チーム内で共有します。✅

未確認情報を確定情報として扱わない

不動産売買では特に重要です。

たぶん大丈夫。

おそらくできます。

その言葉がお客様にとって重要な判断材料になってしまう場合があります。⚠

確認済み。

確認中。

未確認。

明確に分けます。

分からないことを曖昧なまま進めない姿勢が信頼につながります。✅

申込み内容を正確に共有する

購入申込みでは、

購入希望価格。

住宅ローン利用。

契約希望時期。

引渡し希望。

条件があります。

その内容を売主様へ正確に伝えます。

金額だけを伝えて、

他の条件が抜けていた。

ではいけません。⚠

売主様が判断するために必要な情報を整理して共有します。✅

契約条件の引き継ぎ

契約が決まると、

手付金。

引渡し時期。

各種条件。

さまざまな内容が決まります。

契約担当。

営業担当。

事務担当。

全員が同じ情報を持つことが大切です。

口頭だけではなく、記録として残すことも重要です。✅

住宅ローン状況を共有する

住宅購入では住宅ローンを利用される方も多くいます。

事前審査。

本審査。

必要書類。

現在どこまで進んでいるのか。

担当者間で共有します。

金融機関から追加書類を求められているのに、営業担当が知らない。

その状態ではスケジュールに影響します。

進捗を確認しながら進めることが重要です。✅

契約から引渡しまでの予定

契約したらすぐに不動産が買主様のものになるわけではありません。

契約。

ローン手続き。

各種準備。

決済。

引渡し。

段階があります。

いつ何を行うのか。

お客様にも分かりやすく説明し、チーム内でも共有します。✅

スケジュールが見えていれば、お客様の不安も少なくなります。

売主様からの変更内容

例えば、

引渡し日を少し変更したい。

残していく設備が変わった。

お客様から変更の連絡が入る場合があります。

その内容を受けた担当者だけで止めてはいけません。

買主様側。

契約担当。

必要な人へ速やかに共有します。☎

小さな変更でも、契約条件へ関係する場合があります。

物件の状態を引き継ぐ

中古住宅では、

設備。

傷。

修繕歴。

使用状態。

さまざまな情報があります。

現地を確認した担当者が、

ここは注意した方がいい。

この設備は確認が必要。

気づいたことを別の担当へ伝えます。✅

良い部分だけではなく、気になる部分も正確に共有することが重要です。

写真だけでは分からない情報

物件写真では、

明るい。

広い。

きれい。

見た目の情報は伝えられます。

しかし、

道路の雰囲気。

周辺の音。

階段の感覚。

実際に現地へ行った人しか分からないこともあります。

現地を見た担当者の情報をチームで共有することで、より良いご案内につながります。✅

お客様との会話内容を残す

電話。

メール。

対面。

さまざまな方法でお客様と連絡します。

担当者が休みの日に連絡が入ることもあります。

そんなとき、

前回どんな話をしたのか。

次に何をする予定なのか。

分からなければ対応できません。

重要な内容は記録しておくことが大切です。✅

クレームや不安の声は早めに共有する

お客様から、

説明が分かりにくかった。

連絡が遅い。

少し不安です。

と言われることもあります。

対応した担当者だけで抱え込まず、必要に応じて責任者やチームへ相談します。⚠

早い段階で共有すれば、大きな問題になる前に対応できる可能性があります。

隠すよりも、早く相談することが重要です。✅

ミスが起きた場合も隠さない

書類の準備を忘れた。

連絡が漏れていた。

予定を勘違いした。

ミスが起きる可能性はあります。

そのとき一番大切なのは、

どう隠すか。

ではありません。

すぐに共有する。

影響を確認する。

対応を考える。

同じことが起こらないように改善する。

ことです。✅

個人情報の扱いにも注意する

不動産売買では、

氏名。

住所。

資金状況。

さまざまな個人情報を扱います。

引き継ぎが大切だからといって、誰にでも何でも共有して良いわけではありません。⚠

業務上必要な人へ。

必要な情報を。

適切な方法で共有する。

これも不動産会社として大切な責任です。✅

ベテランの判断を若手へ伝える

不動産売買には、経験から分かることがあります。

この価格なら問い合わせが入りやすい。

この物件はここを説明した方がいい。

このお客様は資金計画を先に整理した方がいい。

ベテランは自然に判断していることがあります。

しかし、

「経験すれば分かる」

だけでは若手は成長できません。

なぜそう考えたのか。

何を確認したのか。

理由まで伝えることが重要です。✅

引き継ぎは“お客様の安心をつなぐ仕事”

不動産売買は、大きなお金が動く仕事です。

そして、お客様の生活や将来にも大きく関わります。

だからこそ、

担当者が変わったから分からない。

ではいけません。

これまでどんな話をしてきたのか。

何が決まっているのか。

次に何をするのか。

正確につなぐことが重要です。⭐

良い引き継ぎは、社内のためだけではありません。

お客様が安心して取引を進めるためのサービスそのものです。

これからもチーム全体で情報共有を大切にし、「誰に聞いても安心できる」と思っていただける不動産会社を目指していきたいと思います。✨